Qué es y qué implica una planificación estratégica
Escrito por Crysalis
En tiempos donde la volatilidad y la incertidumbre son la norma, son las grandes organizaciones de América Latina y el Caribe las que se preparan realmente para el futuro. Es entendible. No todas las empresas y organizaciones conocen y comprenden acerca de la importancia de invertir recursos en una planificación estratégica, más aún cuando todo cambia tanto y tan rápido.
Construir y llevar adelante una planificación estratégica permite dar sentido al día a día de una organización, comprometer a los equipos, ganar eficiencia y eficacia en los procesos y habilitar aprendizajes que la vuelvan más preparada para los siguientes desafíos.
En este artículo abordaremos los beneficios, las fases y las barreras culturales que alejan a las organizaciones de una herramienta esencial para el siglo XXI.
Planificación estratégica: un sistema para diseñar el futuro
La planificación estratégica es proceso que, de manera sistémica, recoge aprendizajes, conocimientos, herramientas de racionalidad, de metodologías y de tecnologías aplicadas a la buena administración de un sector —ya sea una empresa, una organización sin fines de lucro o la administración pública— para encontrar una mayor eficacia y eficiencia. Se trata, ni más ni menos, que de diseñar el modo del transcurrir y proyectarse.
Pero la planificación estratégica es más que un deseo de dónde quiere estar la organización en el mediano o largo plazo. Es un proceso sistémico y formal que permite a las organizaciones alcanzar el siguiente capítulo en su historia a través de un camino que se enriquece por la reflexión, la elaboración, la implementación y el seguimiento a los resultados.
En su corazón, la planificación estratégica tiene que ver con la toma de decisiones.
Cualquier organización, sea cual fuere su rubro o su dimensión, puede planificar estratégicamente. La clave es que exista el deseo de iniciar un proceso de acción hacia un futuro deseado. Sin embargo, no cualquier organización puede hacer una planificación estratégica, porque necesita de una mentalidad, una actitud y una disciplina para emprender y sostener este ejercicio de mirar, reflexionar y desarrollar con convicción qué es importante, a dónde se dirige y qué pondrá en juego para lograrlo. Esto ocurre en cualquier parte del mundo.
En América Latina y el Caribe en particular sabemos que existen estilos de liderazgos rígidos, donde las decisiones están en la cabeza de una sola persona, impidiendo que la inteligencia colectiva permita superar desafíos complejos. Por eso es fundamental que las organizaciones puedan comenzar una planificación estratégica que active la participación, rescate el conocimiento de todas las personas en un espacio de confianza y les permita apropiarse de lo acordado. Porque los desafíos actuales demandan de la activación de esta inteligencia colectiva.
Alcances y limitaciones de la planificación estratégica
La planificación estratégica tiene un alcance profundo en la estructura y en la dinámica de las organizaciones por su análisis y su capacidad de trascender el presente hacia un futuro deseado. En las organizaciones puede haber áreas con sus propias planificaciones, pero siempre deben estar alineadas con la estrategia macro. Por eso, es primordial trabajar sobre el nivel de involucramiento y coordinación de los equipos de trabajo y líderes.
Las definiciones acordadas en una planificación estratégica generan las condiciones para diseñar, implementar y monitorear acciones y proyectos para conseguir los resultados trazados. Ese es uno de sus principales impactos.
La planificación estratégica tiene un alcance temporal que, valga la paradoja, ha cambiado con el tiempo. Antes se hablaba de un alcance 10 años, hoy, de 5 años.
La planificación estratégica no puede preverlo todo, pero sí debe contar con un proceso de monitoreo y redireccionamiento para continuar hacia el futuro deseado de la organización.
Los cambios de directivos, los vaivenes políticos, económicos, culturales e incluso los climáticos pueden condicionar una planificación estratégica. Sin embargo, este sistema incluye formas de revisión y adecuación permanente que dan oportunidades de redireccionamiento. Para ir a un ejemplo cercano, una planificación hecha en 2019 no necesariamente fue un desperdicio cuando, en 2020, llegó la pandemia por Covid-19 si se realizó un adecuado monitoreo estratégico, una parte fundamental del proceso de planificación.
Las barreras que debe superar la planificación estratégica
Aun cuando una organización haya avanzado hacia la construcción de una planificación estratégica, el riesgo de caer en el desaliento sigue siendo alto. Un estudio de la Bridges Business Consultancy reveló que el 67% de las planificaciones estratégicas diseñadas nunca se aplican. Existen 8 obstáculos que limitan este ejercicio:
Falta de definición de prioridades: cuando las organizaciones están ensimismadas y actúan de un modo inercial, hay desorganización, se superponen tareas por la falta de definición de responsabilidades y roles, redundando en actividades sin impacto, desalineadas de la misión organizacional.
Falta de dirección: algo cada vez más habitual de reconocer cuando ya estamos expuestos a un contexto VUCA (por sus siglas en inglés Volátil, Incierto, Complejo y Ambiguo) y BANI (Frágil, Ansioso, no lineal e incomprensible). Allí, la planificación permite anticiparse y generar condiciones para gestionar los cambios.
La naturaleza limitada de los recursos: la planificación estratégica responde a la necesidad de invertir de la mejor manera lo que se dispone para llegar donde la organización desea.
Las resistencias al cambio: están presentes en cada organización; son naturales, humanas y responden al duelo de que para pasar el siguiente nivel hay que dejar morir el anterior. Suelen responder a una falta de cultura de innovación que genera desconfianza.
Desorden e indisciplina profesional: impide el cumplimiento de los procesos y acuerdos sobre lo que hace y por qué lo hace.
Cultura de silos: esto ocurre cuando cada persona o área está en su tarea y no entiende o no quiere saber del resto de la organización.
Ceguera del proceso temporal: para lograr indicadores se necesita de acciones sostenidas y el tiempo para que se desarrollen. No es posible planificar y obtener resultados al día siguiente. Nada pasa de un día para el otro.
Temor a tomar riesgos: las organizaciones suelen estar atadas al status quo con miedo a que las cosas no salgan como se planificaron.
Tres fases de una planificación estratégica
Para implementar una planificación estratégica efectiva, existen tres fases clave:
Análisis estratégico
Formulación estratégica
Implantación estratégica.
Cada fase desempeña un papel crucial en el desarrollo de una estrategia que guíe a la organización hacia sus objetivos a largo plazo y asegure una adaptación continua a un entorno en constante cambio.
A continuación, las describiremos brevemente:
Análisis estratégico
Gracias a una caja de herramientas tradicionales y emergentes ayudamos a entender la realidad. Realizamos análisis internos y externos de la organización con sus líderes, construyendo una visión compartida de la realidad en la que estamos y de la que está emergiendo lo nuevo.
Formulación estratégica
Ayudamos a formular el propósito de la organización (su contribución al mundo); su visión como imagen futura ideal (lo que aspira a ser); su misión (la razón de ser de la organización y justificación de su existencia); sus valores (lo que la define y expresa las convicciones profundas de quienes integran la organización, sobre la cual se construye la cultura organizacional.
Co-diseñamos la estrategia que guiará a la organización al futuro deseado desde un enfoque integral en 4 perspectivas:
Resultados
Experiencia de las partes interesadas
Procesos internos
Aprendizaje y crecimiento.
Implantación estratégica
Acompañamos a traducir las estrategias en objetivos estratégicos SMART, a definir indicadores clave de desempeño (KPI) y a establecer sus metas.
Facilitamos el diseño de iniciativas y proyectos que ayuden a alcanzar los objetivos estratégicos.
Configuramos el dashboard – la plataforma de visualización en línea - que permitirá pasar a la siguiente fase de implementación y activar el seguimiento estratégico de lo planificado.
Moldear el futuro a través de la planificación estratégica
La planificación estratégica permite a la organización dar forma al futuro deseado. Hoy en día, las organizaciones con visión de futuro buscan y trabajan para llegar allí. En un contexto de alta volatilidad, incertidumbre, complejidad y ambigüedad (VUCA), quienes mejor diseñen e implementen sus planificaciones, serán quienes lo logren.
Crysalis es una consultora especializada en planificación estratégica para América Latina y el Caribe, con una vasta experiencia y trayectoria en escuchar, entender problemas complejos y diseñar soluciones a medida para cada organización.
Acompañamos a las empresas y organizaciones a identificar y diseñar el futuro al cual desean llegar, alineando su planificación operativa con sus objetivos estratégicos. En este proceso, damos especial importancia a que cada actor clave de la organización, desde su conocimiento y experiencia, reconozca su contribución en el camino hacia el futuro deseado.
Planificación estratégica
Armonizar la complejidad, definir prioridades
